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業務を可視化できる手法

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業務を可視化できる手法

ワークフローとは業務の受け渡しを円滑化するために、一連の流れを図式化して処理を定義することです。具体的には複数人が関わる作業やその必要となる処理を記述し、各工程の中での役割分担または必要書類などを明らかにして作業全体を見える化することを意味します。業務が可視化されることにより共通認識の下で作業を遂行でき、またワークフロー上の問題点や進行における無駄をチェックすることもでき、多方面での業務効率化につなげることが出来ます。工程ごとを統一した手順にまとめることで、誰が行っても同じ精度の結果を出すことができ、また進捗状況の確認についても業務遂行順が明らかになっているため、把握することが容易になります。ただこれを全て文書化して実施をすると、過去の記録の閲覧や情報の持ち出しがしやすいといったメリットがある一方で、年数が経つと資料の量が膨大化し保管が困難となる点、作業が複雑化すると承認経路が増えるため回覧に時間がかかるといったデメリットが発生します。こうしたワークフローのメリットのみを活かしデメリットをより少なくするために、ワークフローをシステム化し、電子処理として行う企業が昨今増えています。汎用的に作るには実運用に照らし合わせた仕様でシステム構築をする必要がありますが、電子化すれば統一した承認手順に作業を当てはめられるうえ、次の承認者へはリアルタイムで回覧ができるようになり、データの保管にもペーパーレス化できます。作業工程が長くなるものに関しては必要に応じで電子化の検討も重要になるでしょう。